4 oameni povestesc despre cum îi ajută Google Calendar să-și organizeze mai bine viața

Când viața ți se schimbă pe neașteptate, iar casa ta e locul în care-ți desfășori aproape toate activitățile, trebuie să te adaptezi. Dar cum înveți să funcționezi într-un spațiu care, odată cu carantina, a devenit și loc de muncă, și școală pentru copii, și sală de sport? Răspunsul e simplu, cu un pic de disciplină și rutină. Ca să-ți fie și mai ușor, notează-ți toate sarcinile în Google Calendar.

Am vorbit cu patru ‘’veterani’’ ai aplicației, o IT-istă, un antrenor personal, o publicitară și un bucătar, despre cum îi ajută Google Calendar să ducă un trai mai bun și mai organizat. Mai ales acum, când cel mai mult timp îl petrec acasă.

Calendar comun cu partenerul de viață

Poți folosi Google Calendar alături de un sistem de operare precum Alexa sau un program de management al task-urilor, așa cum e Asana. Programul pe care Oana Korda (31 de ani), product manager la o companie de IT, îl utiliza chiar și înainte de pandemie. Oana e acum în concediu de maternitate, căci urmează să devină mamă.

Ca să nu apară frustrări în viața de familie, ideal ar fi ca fiecare partener să aibă clar trasate sarcinile care îi revin. Anumite task-uri pot fi comune, cum ar fi programările la medicul ginecolog atunci când aștepți un copil, ca în cazul Oanei, ridicarea coletelor din easy box, curățenia sau cumpărăturile. Pe Oana, Google Calendar o ajută să-și păstreze un nivel scăzut de anxietate și obișnuiește să împartă responsabilitățile casnice împreună cu soțul ei, Dan. Primul pas pe care cei doi îl fac pentru organizarea programului zilnic constă în stabilirea task-urilor, atribuirea lor și împărțirea pe categorii. Apoi își notează activitățile în programul de project management Asana, iar în final le adaugă și în Google Calendar.

Cei doi folosesc Google Calendar și Asana atât pentru organizarea vieții personale, cât și pentru cea profesională. Task-urile legate de muncă se află în foldere privat, iar cele personale ajung în calendarul comun.

„În Asana urmăm un proces care, pe scurt, funcționează astfel: tot ce discutăm sau ne amintim că trebuie făcut ajunge ca task în backlog (de tip notiță care să ne permită să nu uităm ce tocmai ne-am amintit), iar o dată pe săptămână, sâmbăta, la cafea, trecem prin backlog, discutăm și prioritizăm și transformăm notițele în task-uri, care dacă sunt urgențe, le trecem în sprintul din săptămâna ce urmează. Task-urile ajung să aibă deadline-uri în Asana la nivel de zi, dar dacă ele au și o oră precisă la care trebuie să se întâmple, sunt transferate și în Google Calendar – care ne notifică la momentul potrivit’’, explică Oana.

Săptămânal și lunar, cei doi au activități repetitive trecute în Google Calendar de la care nu fac rabat. În serile de marți sortează gunoiul și scot tomberoanele din curte. Miercurea obișnuiau să o aștepte pe doamna care le făcea curățenie generală, acum se ocupă ei de asta, iar sâmbăta planifică task-urile pentru săptămâna următoare. Duminica este dedicată sportului. Lunar, Oana și Dan setează în calendarul Google plățile recurente pentru diverse servicii și aniversările importante.

Ca lucrurile să se întâmple, trebuie să le planifici

Și Tiberiu Vințiloiu, (37 de ani), antrenor personal, trece absolut tot ce are de făcut în Google Calendar, de la activitățile din timpul liber, la ședințele pe care le are cu clienții.

El crede că dacă îți dorești să se întâmple un lucru, mai întâi trebuie să-l planifici. Și că de cele mai multe ori, obiectivele mari au în spate pași mici și multă disciplină. Un obiectiv personal pe care Tiberiu l-a trecut în Google Calendar a fost capacitatea de a sta în mâini cât mai mult. Pentru asta, se trezea în fiecare zi la cinci dimineața, ieșea la alergat și apoi făcea diverse exerciții în acest scop. A avut acest program timp de două luni și s-a oprit în momentul în care a reușit ceea ce și-a propus.

El trece în Google Calendar și facturile pe care le emite, dar și inițiativele de marketing, cum ar fi filmarea anumitor exerciții pe care urmează să le distribuie în Social Media. Crede că dacă ai un program, te poți asigura că o anumită activitate chiar se întâmplă. De aceea, Tiberiu folosește Google Calendar și pe plan personal, își notează ieșirile în oraș, serile de film, concediile, cât și responsabilitățile de părinte pe care le împarte împreună cu soția sa, Alexandra.

Nicio zi fără planificare

Pentru Mia Munteanu, Client Service Director într-o agenția de publicitate, organizarea și planificarea sarcinilor este o a doua natură, atât la birou, cât și în viața personală. În Google Calendar activitățile zilnice sunt clar delimitate și Mia își știe programul înainte cu câteva săptămâni în avans.

La ora șapte se trezește și aproximativ o oră face recuperare medicală, streching și meditație. Munca începe la 8.30-9.00 și lucrează până la 18.00-19.00. Între 20.00 și 21.00  își organizează sarcinile pentru a doua zi și în jurul orei 22.30 se duce la culcare. Așa arată programul zilnic al Miei trecut în Google Calendar. „Mă ajută să văd planificarea pentru întreaga luna, programul meu este aproape la linie, știu cu câteva săptămâni înainte ce urmează să fac”, spune ea.

Și Mia, la fel ca Oana, folosește Google Calendar alături de programul Asana, unde își trece lista cu sarcini pe care le are de făcut. Zilele de duminică sunt pentru gătit și evaluare a săptămânii care a trecut.” Îmi notez în agendă cum a evoluat săptămâna curentă, ce oameni noi am întâlnit, la ce proiecte noi am mai lucrat, ce aș fi putut face mai bine, cum aș putea să eficientizez următorul proiect care va fi asemănător, ce am învățat din săptămâna care tocmai a trecut, ce îmi scapă. Acest proces îmi ia de regula între două și patru ore”, povestește aceasta.

Google Calendar te poate scăpa de situații neplăcute

Serghei Goncearov are 30 de ani, s-a născut în Moscova și în prezent este bucătar șef la Culinaryon, promovat ca cel mai mare centru de gătit din Europa si Asia. Serghei a folosit pentru prima oară Google Calendar în 2014, când a început să lucreze la un restaurant unde toate evenimentele erau trecute în această aplicație.

„În industria restaurantelor, Google Calendar este o aplicație extrem de utilă. În această aplicație pot trece data evenimentelor, pontajul echipei pe care o coordonez, programul de lucru și alte note importante. Nu mai fac programul pe o foaie, undeva în bucătărie, trec toate informațiile în aplicație și membrii echipei au acces la ele. Dacă în cadrul unei eveniment există persoane care au alergii, fie la nuci, la susan, sau intoleranță la gluten, trecem informația sub formă de comentariu și bucătării știu să pregătească mâncare separată pentru ele”, spune bucătarul.

După ce s-a obișnuit cu aplicația în plan profesional, Serghei a început să o folosească și pentru organizarea timpului său liber. „Acum, când rezerv un bilet de avion data este trecută automat în Google Calendar. Chiar și atunci când cumpăr online bilete la cinema, data respectivă se trece automat în Google Calendar”, încheie el.